Hur fungerar en kommun?

Bollebygds kommun är en av 290 kommuner i Sverige.

Det är inte alltid lätt att veta vad en kommun gör och vilka skyldigheter den har, men på den här sidan finns information om vad kommunen gör, vad en allmän handling, diarium och ett ärende är samt hur sekretess fungerar.

Vad gör vi?

En kommun är ett avgränsat geografiskt område som är självstyrande genom en politiskt vald styrelse. Vissa verksamheter är kommunerna skyldiga att ha enligt lag, medan andra verksamheter är frivilliga och beslutas av lokala politiker. Det här måste kommunen erbjuda:

  • Förskoleverksamhet och skolbarnomsorg
  • Förskoleklass, grundskola, gymnasieskola och särskola
  • Kommunal vuxenutbildning
  • Svenska för invandrare
  • Socialtjänst, inklusive individ- och familjeomsorg
  • Omsorg om äldre och funktionshindrade
  • Hälso- och sjukvård i särskilt boende
  • Stadsplanering och byggfrågor
  • Hälso- och miljöskydd
  • Renhållning och avfallshantering
  • Räddningstjänst
  • Vatten och avlopp
  • Bibliotek
  • Krisberedskap
  • Kollektivtrafik (tillsammans med landstingen)
  • Bostadsförsörjning
  • Gator

Det här är frivilligt för kommunen att erbjuda:

  • Öppen förskola
  • Fritidsverksamhet
  • Byggande av bostäder
  • Energi
  • Hälso- och sjukvård i hemmet
  • Sysselsättning
  • Näringslivsutveckling
  • Kultur
  • Konsumentrådgivning

Vad är en allmän handling?

En handling är en framställning i skrift, bild eller upptagning som innehåller information av något slag som man kan läsa, avlyssna eller uppfatta. Exempel på handlingar är brev, skrivelser, yttranden, protokoll, beslutsunderlag, beslut, e-post, kartor och bandupptagningar.

Handlingar som har skickats in eller lämnats till någon av kommunens myndigheter eller upprättats i någon av dem, betraktas som allmänna handlingar. Allmänna handlingar kan vara offentliga eller sekretessbelagda (hemliga). I kommunen finns handlingar som inte är allmänna, sådana handlingar är till exempel tjänstemännens arbetsmaterial. Dessa handlingar har allmänheten inte rätt att ta del av.

Din egen korrespondens (brev, fax, e-post) med kommunen blir en allmän handling. Om handlingen inte omfattas av sekretess kan den läsas av andra. Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka brev, i ärenden som rör en kommunal fråga, till tjänstemäns eller förtroendevalda politikers hemadresser. De är skyldiga att se till att breven registreras i kommunens diarium.

Vad är sekretess?

Vissa uppgifter och handlingar skyddas av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)länk till annan webbplats. Det innebär att allmänheten inte har rätt att få tillgång till dem. Offentlighets- och sekretesslagen skyddar bland annat enskildas personliga och ekonomiska förhållanden. I lagen finns det angivet vilka uppgifter som skyddas, i vilket sammanhang och under hur lång tid som uppgifterna ska skyddas.

I samband med att allmänheten begär ut uppgifter eller handlingar från kommunen, genomförs en bedömning om uppgifterna kan medföra skada eller men för personen eller tredje person. Kommunen har rätt att med stöd av lagen besluta om att inte lämna ut uppgifter eller handlingar.

Brev som kommer till kommunen markerade med "hemligt, förtroligt eller konfidentiellt", hanteras som allmänna handlingar om inte offentlighets- och sekretesslagen medger annat.

Kommunens diarium

För att medborgarna ska få möjlighet till insyn i den kommunala verksamheten har allmänheten rätt att ta del av kommunens allmänna handlingar enligt offentlighetsprincipenlänk till annan webbplats. För att möjliggöra detta är det nödvändigt att registrera ärenden med tillhörande handlingar i ett diarium. På så vis finns alla handlingar
som är kopplade till varandra samlade i ett ärende.

I diariet registreras alla allmänna handlingar, både offentliga och sekretesskyddade. De undantag som görs gäller vissa offentliga handlingar som registreras på annat sätt eller är av mindre betydelse.

Vad är ett ärende?

Ett ärende uppstår när en handling kommer in till kommunen från en
myndighet, ett företag, en organisation eller en privatperson. Även
kommunens förtroendevalda och handläggare kan skapa ett ärende.
Handlingen kan komma som ett vanligt brev, fax eller e-post. Det nya
ärendet registreras, det vill säga stämplas med dagens datum och får ett diarienummer. Detta nummer är unikt vilket gör att ett ärende lätt kan
hittas.

Därefter bereds ärendet, vilket innebär att en eller flera handläggare i den berörda förvaltningen tar fram den information som behövs för att fatta ett beslut. Beroende på vad ärendet gäller kan nämnden fatta beslutet själv, eller  ge  förslag till kommunstyrelsen eller ibland kommunfullmäktige som ska ta det slutgiltliga beslutet. Vilken instans som ska fatta beslut i vilken typ av ärenden styrs av delgeringsordningar och kommunallagen. I vissa ärenden, främst rutinärenden, kan nämnden överlåta (delegera) beslutsfattandet till en tjänsteman.

När handläggaren, nämnden , kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige har tagit ett beslut skickas det tillsammans med beslutsunderlaget till de som berörs. Kommunen är även skyldig att tillkännage när det finns ett justerat protokoll. Då sätts ett så kallat anslag upp på anslagstavlan i kommunens reception. Det är sedan kommunens tjänstemän som ser till att det som de förtroendevalda beslutat blir genomfört.