Förvaring av allmänna handlingar

Ett sätt att hålla handlingarna ordnade är att registrera dem. Det vanligaste är att handlingarna registreras i ett diarium eller på en postlista. Diarium och postlista är också allmänna handlingar.

I Bollebygds kommun ansvarar kommunstyrelsen och nämnderna för att deras handlingar registreras och ordnas så att de lätt kan återfinnas. Det innebär att det finns ett diarium för kommunstyrelsen och respektive nämnd. I diariet registreras alla handlingar som kommer in till myndigheten, till exempel brev, medborgarförslag och ansökningar. I diariet registreras också handlingar som upprättas i kommunens verksamhet, till exempel utredningar och beslut. I diariet registreras både offentliga och sekretessskyddade handlingar.

Handlingar som bedöms vara av mindre betydelse för verksamheten behöver inte registreras, utan kan hållas ordnade på ett sådant vis att de lätt kan sökas fram.