Kommunen ska se till att handlingar bevaras, hålls ordnade och vårdas så rätten att ta del av allmänna handlingar upprätthålls. Av den anledningen för kommunen register över de allmänna handlingar som finns hos kommunen.

En handling kan vara ett pappersdokument, till exempel ett brev, men kan även vara i elektronisk form, till exempel ett mejl. Handlingen registreras i kommunens diarium och får ett diarienummer som är sökbart.

Ta del av allmänna handlingar

För att en handling ska vara allmän krävs att den förvaras hos kommunen. Handlingen ska vara inkommen till myndigheten eller upprättad av myndigheten.

Handlingar som skyddas av sekretess

Vissa handlingar kan vara sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Det innebär att allmänheten inte har rätt att få tillgång till dem. Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) skyddar bland annat enskildas personliga och ekonomiska förhållanden. I lagen finns det angivet vilka uppgifter som skyddas, i vilket sammanhang och under hur lång tid som uppgifterna ska skyddas.

Prövning innan handlingar kan lämnas ut

I samband med att allmänheten begär ut uppgifter eller handlingar från kommunen, genomförs en bedömning om uppgifterna kan medföra skada eller men för personen eller tredje person. Kommunen har rätt att med stöd av lagen besluta om att inte lämna ut uppgifter eller handlingar.